Тем, кто занимается организацией праздника, хорошо знакома его оборотная сторона: кропотливые приготовления, многократные согласования, координация работы технических служб и творческих коллективов.

Для подготовки любого мероприятия организаторы пользуются определенными технологиями, направленными на решение конкретных задач и состоящими из последовательности приемов и техник. В истории их применения было время, когда их возводили в культ, но были и моменты абсолютного неприятия. Как показала практика, крайности не оправдывают себя. Технологии не должны быть жесткими: всегда следует оставлять место для творческой инициативы и свободы участников в использовании психологических механизмов, присущих шоу, - импровизации, соревновательности, многоплановости.

В развернутом виде технологическая цепочка менеджмента в сфере культуры осуществляется в шесть этапов:

- принятие решения о проведении мероприятия;

- планирование;

- подготовка;

- проведение;

- анализ и контроль итогов.

Рассмотрим более подробно технологические этапы подготовки и реализации праздничной программы.

На первом этапе следует определить темы и формы проведения мероприятия, поскольку у каждого из них есть свои технологические особенности. Так, например, мероприятие в форме диспута принципиально отличается от театрализованного представления. Оргкомитет разрабатывает и утверждает программу мероприятия, распределяет обязанности, создает рабочие группы: творческую, организаторскую, техническую. Творческая группа готовит сценарий мероприятия. Многое зависит от режиссера, утверждением кандидатуры которого занимается председатель оргкомитета. Организаторская задача состоит в координации усилий всех заинтересованных сторон. В завершение председатель оргкомитета утверждает смету финансовых затрат.

Проведением рекламных и PR-акций занимается творческая группа. Ей предстоит продумать форму пригласительных билетов для VIP-персон и соответствующий ритуал мероприятия, изготовить афиши и буклеты. Хорошо срабатывает и тщательно продуманная легенда, изложенная простым и понятным языком – основная «приманка» предстоящего мероприятия, которая обязательно должна содержать:

- историческую ссылку;

- описание предлагаемого ритуала;

-обобщающий комплимент приглашаемым – потенциальным участникам;

- объяснение выгод для гостей и участников.

Наработан и определенный опыт PR-сопровождения в виде использования следующих приемов:

- организация публичных выступлений для лидеров мнений;

- составление и рассылка пресс-релизов;

- подготовка и проведение пресс-конференций;

- подготовка и проведение круглого стола с участием всех заинтересованных сторон;

- разработка эскизов и изготовление сувенирной продукции;

- подготовка цикла статей для СМИ;

- организация передвижной или тематической выставки.

Также заранее можно объявить конкурс соответствующей тематики (например, сочинений) и провести творческий или обучающий семинар для организаторов. Очень важно также решить вопросы охраны, противопожарной безопасности, еще раз обратить внимание на наличие указателей и схем движения, подготовить штат сопровождающих для VIP-персон. Также стоит заранее побеспокоиться о присутствии на мероприятии медработников.

На этапе реализации стоит помнить о нескольких важных моментах:

- активно вовлекать в действие и зрителей, и участников;

- представить всех уважаемых гостей праздника и предоставить им слово;

- устроить эффектную церемонию закрытия, о которой участники будут помнить до следующего праздника (классические примеры – плачущий Олимпийский Мишка на воздушном шаре, гашение огня, спуск флага);

- назначить дату нового праздника (таким образом делается шаг к основанию традиции и приобретению друзей мероприятия).

На этапе анализа необходимо провести «разбор полетов» среди организаторов и исполнителей:

- зафиксировать полученный опыт;

-выявить отношение к мероприятию зрителей и выступающих;

- отметить всех организаторов и исполнителей;

- подвести финансовые итоги.

О последних следует сказать отдельно. Нужно не просто подсчитать затраты на мероприятие и оформить отчетную документацию. Целесообразно рассматривать и те многочисленные факторы, которые работают против праздника: непродуманные заявления властей, отрицательные стереотипы в сознании граждан, недостаточность информации и др.